Privacyverklaring PocketBOA

Versie 1.0, 23 september 2026

PocketBOA is een digitaal zakboek voor buitengewoon opsporingsambtenaren (boa's): wet- en regelgeving, de regels van je eigen gemeente, feitcodes, handelingskaarten en een assistent die alleen uit dat zakboek antwoordt. De app is van Training Solutions. In deze verklaring lees je welke gegevens de app van je gebruikt, waarom, hoe lang we ze bewaren en wat je rechten zijn.

1. Wie is verantwoordelijk

Training Solutions is de verwerkingsverantwoordelijke: de partij die bepaalt welke gegevens de app gebruikt en waarvoor.

• Training Solutions B.V., Höckerkade 1, 2104 AW Heemstede, Nederland (KvK 83846379)
• E-mail: info@trainingsolutions.nl

Het technisch beheer van de app en de server is uitbesteed aan Upsider (Upsider B.V., Nederland). Upsider is verwerker: Upsider werkt in opdracht van Training Solutions, op basis van een verwerkersovereenkomst, en gebruikt je gegevens niet voor eigen doelen.

2. Voor wie de app is

PocketBOA is een gesloten app voor boa's. Je kunt hem alleen gebruiken als je werkgever (meestal een gemeente) of Training Solutions je heeft uitgenodigd; je maakt dus niet zelf een account aan. De app is niet bedoeld voor kinderen.

3. Welke gegevens we gebruiken

Account en inloggen

• Naam en e-mailadres (aangeleverd door je werkgever of Training Solutions bij de uitnodiging)
• De organisatie waar je bij hoort (bijvoorbeeld je gemeente), en of die een geldige licentie heeft
• Wanneer je bent uitgenodigd, voor het eerst hebt ingelogd en de app voor het laatst gebruikte
• Je akkoord met de voorwaarden: welke versie en wanneer

Je logt in met je e-mailadres en een code van zes cijfers die je per e-mail krijgt. Er zijn geen wachtwoorden. Codes en sessies bewaren we alleen als versleutelde afdruk (hash). Na het inloggen blijf je op dat toestel ingelogd; een sessie verloopt 12 maanden na het laatste gebruik.

De assistent

• Je gesprekken: je vragen en de antwoorden, zodat je een gesprek later kunt teruglezen.
• Logboek van de assistent: per vraag de vraag, bij een foto de tekstuele beschrijving ervan, de gebruikte bronnen, het antwoord, en of je een duim omhoog of omlaag gaf. We gebruiken dit logboek om de antwoorden te controleren en te verbeteren.
• Foto's: kentekens en gezichten worden op je toestel onherkenbaar gemaakt vóór verzending. De foto wordt beschreven en daarna weggegooid; we bewaren hem nergens, ook niet op de server.

Toestel en logboeken

• Een willekeurig toestel-ID dat de app zelf aanmaakt bij installatie (geen advertentie-ID), het platform (iPhone of Android) en de versies van het besturingssysteem en de app.
• Inloglogboek: inlogpogingen (code aangevraagd, juist of onjuist, te veel pogingen) met het tijdstip. E-mailadres en IP-adres worden daarbij alleen als afgekapte hash opgeslagen.
• Technische logbestanden: tijdstip, aangeroepen onderdeel, statuscode en duur van elk verzoek, zonder IP-adressen, e-mailadressen of inhoud. De webserver houdt geen toegangslogboek met IP-adressen bij.

Wat op je toestel blijft

Je locatie gaat nooit naar de server. Het zakboek zelf staat op je toestel, zodat de app ook zonder bereik werkt. Je sessie staat in de beveiligde opslag van je telefoon.

Wat we niet doen

• Geen advertenties en geen advertentienetwerken
• Geen analyse- of trackingsoftware van derden
• Geen verkoop of verhuur van gegevens
• Geen oordeel over personen: de assistent toont regels en handelingsopties met bronvermelding; de afweging blijft bij jou

4. Waarvoor we de gegevens gebruiken

• De app laten werken: inloggen, je licentie controleren, het zakboek van je gemeente leveren en je gesprekken bewaren.
• De assistent: je vraag beantwoorden uit het zakboek, en bij de fotofunctie de foto beschrijven.
• Kwaliteit: met het logboek van de assistent controleren we of de antwoorden kloppen en verbeteren we het zakboek.
• Beveiliging en ondersteuning: inlogpogingen beperken, misbruik herkennen en je helpen als inloggen niet lukt.
• Licentiebeheer: bijhouden welke organisatie hoeveel plaatsen afneemt (facturatie loopt buiten de app om).

Op grond van de AVG gebruiken we je gegevens omdat dat nodig is voor de overeenkomst tussen Training Solutions en je werkgever, en vanwege het gerechtvaardigd belang om de dienst goed en veilig te laten werken (artikel 6 lid 1 onder b en f AVG). Voor het versturen van je vragen en foto's naar de externe AI-dienst vraagt de app vooraf je toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG).

5. Wie je gegevens ziet

• Training Solutions en Upsider: beheerders zien je account en wanneer je actief was, en kunnen het logboek van de assistent inzien om de antwoorden te controleren.
• Je werkgever: krijgt hooguit geaggregeerd gebruik te zien, zoals het aantal actieve gebruikers. Nooit je vragen, gesprekken of foto's.

Andere gebruikers zien jouw gegevens niet. We geven gegevens alleen aan anderen als de wet dat verplicht.

6. Leveranciers en waar de gegevens staan

• Hetzner Online GmbH (Duitsland): hosting van de server en de database. Je gegevens staan in de Europese Unie.
• Anthropic (Verenigde Staten): de AI-dienst (Claude) achter de assistent en de fotofunctie. Anthropic ontvangt je vraag, de laatste berichten uit het gesprek, de passende artikelen uit het zakboek en, bij de fotofunctie, de foto nadat kentekens en gezichten op je toestel onherkenbaar zijn gemaakt. Je naam, e-mailadres, gemeente en locatie gaan niet mee. Anthropic gebruikt deze gegevens niet om AI-modellen te trainen en verwijdert ze binnen 30 dagen. Anthropic werkt op basis van zijn verwerkersovereenkomst; de doorgifte buiten de Europese Unie is gebaseerd op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• Resend (Verenigde Staten): verstuurt de e-mails met je inlogcode. Resend ontvangt daarvoor je e-mailadres, je naam en de code, en werkt op basis van zijn verwerkersovereenkomst; de doorgifte is gebaseerd op het EU-VS Data Privacy Framework en/of de standaardcontractbepalingen.
• Apple App Store en Google Play: verspreiden de app. Wat zij daarbij verwerken, valt onder hun eigen privacyverklaring.

7. Hoe lang we gegevens bewaren

• Inlog- en uitnodigingscodes: uiterlijk 7 dagen na het verlopen verwijderd.
• Sessies: verlopen 12 maanden na het laatste gebruik; verlopen sessies worden binnen 30 dagen opgeruimd. Bij het verwijderen van je account worden al je sessies direct ingetrokken.
• Gesprekken: tot je ze zelf wist of je account verwijdert.
• Logboek van de assistent: 6 maanden. Verwijder je je account, dan is het logboek daarna niet meer aan jou te koppelen.
• Account: zolang je organisatie een licentie heeft en je de app gebruikt. Accounts die 24 maanden niet zijn gebruikt, of waarvan de licentie 24 maanden is verlopen, worden geanonimiseerd.
• Inloglogboek: 12 maanden.
• Technische logbestanden: maximaal 3 maanden.
• Back-ups: dagelijks; na 14 dagen verwijderd. Gegevens die je verwijdert, kunnen dus tot 14 dagen in een back-up staan.

8. Zelf verwijderen

• Een gesprek wissen: in de app, in de lijst met gesprekken op de Vraag-tab.
• Account verwijderen: in de app onder Instellingen. Je naam en e-mailadres worden direct vervangen door een anonieme waarde, je gesprekken en toestelregistraties worden verwijderd en al je sessies worden ingetrokken.

9. Beveiliging

Alle verkeer tussen de app en de server is versleuteld (HTTPS). Codes en sessies staan alleen als hash in de database. Het aantal inlogpogingen is beperkt. De server staat in een datacentrum in de Europese Unie en is alleen toegankelijk voor de beheerder via beveiligde verbindingen.

10. Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, er bezwaar tegen te maken en je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen. Je toestemming voor de AI-verwerking kun je intrekken door je account te verwijderen of te mailen naar info@trainingsolutions.nl.

Stuur je verzoek naar info@trainingsolutions.nl; we reageren binnen een maand. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).